09 Sep 05 Como ser uma pessoa organizada!

Eu nunca fui a pessoa mais organizada do mundo, mas devido ao modo como venho trabalhando nos ultimos tempos, onde cada dia estou em um cliente diferente, em cada cliente um projeto diferente, com reuniões cada hora em um cliente, atendendo uma hora um cliente meu, outra hora um cliente da consultoria em que trabalho …

Deu pra ver que o cenário ficou razoavelmente complicado, eu comecei a me perder na agenda, e tive que arrumar uma maneira de me organizar no meio desta confusão, e considerando que eu apanhei um pouco para resolver este probleminha, resolvi compartilhar isto com qualquer pessoa que tenha paciencia para ler este blog, e quem sabe receber algumas dicas para melhorar o meu processo.

Então vamos la, começamdo do inicio, como eu costumo dizer a todos os que me conhecem, eu sou uma pessoa bastante preguiçosa, isto é, eu não gosto de trabalhar mais do que o necessário, e como hoje em dia temos diversas ferramentas para ajudar pessoas desesperadas como eu, comecemos pela escolha de uma, ou duas na realidade (eu ja vou explicar): digo duas, por que uma delas vai ficar instalada no meo computador, e como ele fica no escritorio, e não passo muito tempo ali, preciso de alguma coisa que eu possa consultar a qualquer momento, então vou dividir este processo em dois topicos que seguirão: Desktop e móvel.

Desktop

A ferramenta a ser utilizada no desktop vai depender bastante do sistema operacional da sua maquina, a minha como acho que da maioria, pelo menos por enquanto, roda Windows XP, e por razões que vou explicar melhor no proximo tópico, escolhi o Microsoft Outlook para me ajudar na minha organização na parte do meu desktop, mas exatamente no que ele vai me ajudar? vou enumerar a seguir, depois explico cada ponto, mas o mais importante é, não adianta escolher uma ferramente, mesmo que esta seja a melhor ferramenta organizacional do mundo, tem que se criar a cultura de utiliza-la e para isto, é preciso utiliza-la para tudo e sempre, mesmo que isto pareça desnecessário.

O extremamente excencial para mim em uma ferramenta destas é:

1. Calendário com visão semanal, mensal e listagem de tarefas por categoria.
2. Lista de tarefas, se possivel hierarquica, mas o Outlook não tem isto, só a listagem simples.
3. Agenda de contatos, com todos os dados de cada contato, preferencia com foto, e possibilidade de criar campos adicionais.
4. Journaling integrado para que eu possa registrar o log do que eu fiz durante o dia, atualmente utilizo isto até como informação para cobrança de alguns clientes, e para saber quanto tempo eu gastei para determinadas tarefas.
5. Se possivel e-mail integrado com tudo isto, o que facilita bastante a vida, vocês vão ver quando eu explicar melhor.
6. O mais importante, tem que suportar todo e qualquer tipo de link entre estes itens a cima, pois a ferramenta tem que trabalhar da sua maneira, e não você da maneira que a ferramenta quer.

Explicando os itens a cima:

1 – O calendário é uma ferramenta bastante importante, pois é ali que você vai registrar (é isto mesmo, tem que fazer na mão) e agendar todos os seus compromissos, reuniões, e até aquele trabalho que você pegou no qual tem que ir 3 vezes por semana para o mesmo lugar no mesmo horário, não é que você vá esquecer de ir pra lá, mas isto vai evitar que você marque uma reunião para daqui a 1 mes e pouco para um horario onde você ja tem ocupado.
Mais importante que isto, enquanto estiver agendando uma reunião ou um compromisso, não esqueça que se eles não forem no mesmo local, você precisa considerar o tempo de locomoção, e mesmo que sejam no mesmo local, sempre se precisa de alguns minutos de organização entre um compromisso e outro. Traduzindo o que acabei de dizer: deixe pelo menos 15 minutos entre compromissos, e se precisar de deslocamento, mesmo que seja caminhar uma quadra, deixe pelo menos 30 minutos de intervalo.

2 – A lista de tarefas é importante por que nem tudo o que se precisa fazer são compromissos agendáveis, tem tarefas que se precisa realizar até certa data, ou algumas até sem uma data de fim definida, como por exemplo, terminar relatório tal até antes da reunião de final de semestre do cliente X. Este tipo de tarefa não pode ser agendada como um compromisso, mas precisa ser feito, e tem uma data limite para ser completado.

3 – Contatos uma da informações mais importantes a serem gerenciadas, que alem de serem extremamente úteis na hora de agendar reuniões, enviar e-mails, telefonemas entre outros, ainda podem servir como ponto de partida para todas as outras funções citadas, por exemplo, uma tarefa esta sempre relacionada a um ou mais contatos, ou seja, quando a tarefa for concluida, você deve apresentar os resultados ou apenas comunicar o termino dela a um dos contatos, ou então precisa de uma informação de outro contato para finalizar a tarefa em quastão, uma reunião é sempre com algum contato, entre outras ligações possiveis, agora o banco de dados de contatos tem que estar sempre atualizado para que todo o resto funcione corretamente, mais adiante vou comentar sobre a solução que adotei para manter tudo sempre atualizado, até o momento esta funcionando direitinho.

4 – Journaling significa tomar nota de tudo o que você fez com o máximo de informações possivel, isto é bastante importante caso você trabalhe com consultoria como eu, ou apenas precise saber dizer para alguem, quanto tempo você levou para fazer X tarefa, esta é uma das partes mais chatas de fazer de todo este gerenciamento, mas também uma das mais importantes, alguma coisa o proprio outlook faz para mim deposi que ativei o journaling automático, por exemplo ele registra no journal todos os e-mails que enviei para quem, todos os agendamentos e tarefas que criei para cada cliente/contato, mas eu ainda tenho que registrar os telefonemas, e tempo gasto em outras tarefas como escrita de relatorios, artigos, desenvolvimento de sistemas, …

5 – Emails bom, emials todo mundo sabe para que servem, mas tem um ponto importante para facilitar as coisas, se você e como eu que tem diversas contas de e-mail (um amigo reclamou estes dias que eu era a pessoa com mais endereços de e-mail que ele conhece, mas eu ja dei uma melhorada nisto), trate de receber todos os seus e-mails no mesmo lugar, isto vai evitar que você perca algum e-mail ou que simplesmente esqueça de ler eles como ja fiz mais de uma vez. Mais uma coisa bastante importante em utilizar e-mails integrado no mesmo programa que as funções anteriores, é que você pode enquanto estiver agendando uma reunião ja enviar convites para os participantes da reunião que vão estar na sua lista de contatos, e quando o sistema receber as confirmações ou recusas ja vai atualizar automaticamente o agendamento da reunião, isto também funciona para tarefas o que também é bastante útil, por exemplo você pode solicitar que alguem realize uma tarefa para você cadastrando a mesma no seu outlook, enviar a tarefa para qualquer um de seus contatos, e seguir sendo atualizado do status da tarefa enquanto a outra pessoa a realiza automáicamente, o que elimina a necessidade de ficar perguntando ou enviando relatorios sobre o que se esta fazendo a toda hora.

6 – Links até agora eu estava falando de algumas funcionalidades básicas de qualquer PIM integrado, mas uma coisa que eu acho maravilhosa no outlook, são os links entre todo e qualquer item cadastrado nele, por exemplo, eu abro um contato, vou para a aba atividades, e nesta aba começam a aparecer todos os e-mails que enviei ou recebi deste contato, todas as tarefas nas quais eu deveria me reportar a ele, todos os compromissos que agendei com este contato, todos os itens do journal cadastrados para este contato (aqui eu uso isto bastante para cobrança, simplesmente sempre que estou trabalhando para alguem cadastro no journal, depois disto, venho para esta aba de atividades, visualizo todos os tempos de todas as tarefas realizadas para este contato, somo tudo e estou pronto para cobrar qualquer um dos meus clientes) e assim por diante, por isto estes links entre todos os tipos de itens são importantes.

Bom, eu mensionei a cima que era muito importante manter os contatos atualizados, e que iria mencionar a solução que adotei para isto, pois é, eu estou utilizando uma ferramenta gratuita com o nome de Plaxo, que é um gerenciador de contatos online, possui também agenda e tarefas, tem um plugin de sincronização para o outlook, e a melhor parte, possibilita que os seus contatos atualizem os seus dados diretamente na sua agenda, mas não vou ficar fazendo propaganda do plaxo aqui, ja que ja escrevi bastante e esta não é exatamente a ideia deste texto.

Móvel

Mas como é complicado de carregar o desktop pra todo lugar, meio dificil de abrir ele no meio da rua para consultar qual o seu proximo compromisso ou para verificar o endereço daquela reunião que você tem no inicio da tarde, eu preciso também de uma solução para carregar todos estes dados (ou pelo menos os que forem necessários) dentro do meu bolso, e esta também é uma disculpa para se divertir um pouquinho, ou seja, vamos escoler um brinquedinho que faça isto para nós!
Começando por quais são as nossas opções: um SmartPhone, um Palm ou um PocketPC.

Eu acabei escolhendo um Pocket PC por que assim posso utilizar ele também para testar programas desenvolvidos para esta plataforma (considerando que ele suporte J2ME CDC e CLDC tenho duas plataformas de testes em uma só), mas as vantagens que ele me traz são as seguintes:

1. Sincronização de duas vias nativa com o outlook de e-mail, contatos, tarefas e compromissos
2. Depois que instalei o Pocket Informant tenho também recurso de Journaling no pocket, e com sincronização com o outlook.
3. Visualização Hierarquica de tarefas, esta feature não esta disponivel no outlook, mas o Pocket Informant me disponibiliza isto no PPC, o que ja é uma mão na roda.
4. Visualização de listagem do dia, que inclui todos os compromissos do dia, as tarefas que estão atrazadas e as que estão para vencer hoje, e todos os itens de journal que criei no dia.
5. Vizualizações costumizáveis de tarefas, agenda e contatos, assim posso ter uma tela que me mostra exatamente o que preciso ver no momento.
6. Visualização de Dia, Semana e mês exatamente como no Outlook.
7. Suporte para anexos e sincronização dos mesmos com o outlook.
8. Busca integrada de todos os itens do PIM e arquivos.
9. Acesso aos ultimos e-mails recebidos em qualquer lugar que eu estiver, com a possibilidade de abrir e visualizar anexos dos formatos mais comuns de arquivos, tanto sincronizados como recebidos na estrada.

Basicamente é isto, o Pocket permite que eu tenha o Outlook sempre a mão quando eu mais preciso dele, e como eu comentei no inicio deste texto, eu não sou a pessoa mais organizada do mundo, e ainda sou preguiçoso, isto quer dizer que se eu não anotar as coisas exatamente na hora que eu as fizer, elas não serão mais anotadas, e eu não vou ter as informações quando precisar, e ainda posso não cobrar algum cliente por um trabalho realizado, ou pior, me enganar e cobrar por algo que não esta pronto ou não foi feito, e isto não seria legal.

Dicas diversas

• Anote o que for fazendo no exato momento em que terminar a tarefa, pois se não depois vai esquecer ou vai anotar com menos precisão.
• Concentre o máximo de funcionalidade no mesmo software, isto facilita o gerenciamento e possibilita a criação de links entre itens de diversos tipos.
• Se não utiliza windows pode mesmo assim utilizar um PPC, existem softwares para sincronizalos com outras plataformas também.
• Se tiver a possibilidade de adquirir um SmartPhone com windows mobile, na minha opinião é a melhor opção hoje em dia, a segunda fica com o Treo650 da Palm, e depois todos os SmartPhones com simbian.
• Se a sua atividade necessitar muito de entrada de texto, um teclado pode ser um ótimo Addon para o seu gadget, eu utilizo um teclado wireless Targus para tomar notas em reuniões.
• Sempre peça confirmação do que combinou por telefone por e-mail, comigo pelo menos funciona melhor desta maneira, se combino uma reunião por telefone, peço que me enviem, ou eu mesmo envio um e-mail para confirmar.
• Utilize os recursos das suas ferramentas, sejam eles quais forem.

Ahh, mais uma coisa, se alguem conhecer um programa de controle financeiro que importe e exporte QIF, ou que tenha versão para desktop e PocketPC, por favor me passe a dica por que estou precisando, não precisa ser free, se o software for bom eu compro ele …
PS.: obrigado por ter lido até aqui, vou agradecer mais ainda se puder deixar um comentário dizendo o que achou do texto.
PS2.: se tiverem alguma ideia para melhorar este processo, vou gostar bastante de ficar sabendo para facilitar a minha organização.

Tags: Dia a Dia, dia-dia, Mobile, Trabalho